Jakie obowiązki ma organ administracji w toku postępowania?

[stan prawny na dzień 13 kwietnia 2017 r.] W poprzednim artykule z serii opisującej postępowanie administracyjne powiedzieliśmy sobie jakie prawa ma uczestnik tego postępowania. Prawa strony są w pewnym stopniu związane z obowiązkami jakie ma dany urząd w toku postępowania, bo często obowiązki te mają na celu zapewnienie udziału w postępowaniu podmiotom mającym podstawę prawną by w nim uczestniczyć. Podstawowym obowiązkiem każdego organu prowadzącego postępowanie administracyjne jest działanie na podstawie i w granicach prawa.

Obowiązek ten w praktyce przekłada się na wiele łatwych do zaobserwowania zjawisk. Przede wszystkim samo postępowanie prowadzone przez organ opiera się na strukturze zarysowanej w Kodeksie postępowania administracyjnego i ewentualnie ustawach szczególnych, gdzie zawarte są dodatkowe przepisy prawa dotyczące konkretnego rodzaju postępowania. Z drugiej strony, samo rozstrzygnięcie musi zostać oparte na konkretnych przepisach. W każdej decyzji organu musi znaleźć się podstawa prawna. Innymi słowy, w treści każdej decyzji należy wskazać jaka norma prawna zdecydowała, że podjęto takie rozstrzygnięcie, a nie inne.

Kolejnym obowiązkiem organów jest ten mówiący o staniu na straży praworządności. W związku z nim organ musi z urzędu lub na wniosek stron podejować wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli. Co za tym idzie organ nie może pozwalać sobie na bierność i zupełny brak dociekliwości. Powinien on, nawet gdy nie robi tego strona zainteresowana rozstrzygnięciem, dążyć do tak szczegółowego rozpoznania sprawy, aby podjęcie decyzji nie wiązało się z jakimikolwiek wątpliwościami. Ponadto, organy administracji publicznej prowadzą postępowanie w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy publicznej. Jest to swoisty wymóg praworządnego i sprawiedliwego prowadzenia postępowania, co wpływa na uczłowieczenie relacji między władzą, a obywatelem, który zawsze w tej relacji stoi na słabszej pozycji.

Każdy organ w toku postępowania jest również obowiązany do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek. Nie można jednak tego obowiązku mylić z profesjonalną pomocą prawną udzielaną stronie. Rola organu ogranicza się w zasadzie do upewnienia się, że strona postępowania rozumie jego przedmiot oraz swoje prawa. Jednakże skuteczne dochodzenie swoich praw i walczenie o własny interes wymaga najczęściej czegoś więcej, przygotowania strategii, odpowiedniej dokumentacji dowodowej, umiejętnego wykorzystania przysługujących stronie praw oraz regulacji kształtujących tok postępowania administracyjnego. Zachęcamy wszystkich czytelników potrzebujących profesjonalnej pomocy prawnej, aby skontaktowali się z MKM Lawyers Kancelaria Prawna Wrocław celem zapewnienia sobie największych szans na powodzenie w postępowaniu przed urzędami.

Organy mają obowiązek wysłuchania stron o którym wspominaliśmy szerzej w poprzednim artykule. Mają one również obowiązek wyjaśniania stronom zasadności przesłanek, którymi kierują się przy załatwieniu sprawy, aby w ten sposób w miarę możności doprowadzić do wykonania przez strony decyzji bez potrzeby stosowania środków przymusu. Praktycznym wymiarem tej zasady jest konieczność sporządzania uzasadnienia do decyzji, które przekona stronę, że dane rozstrzygnięcie jest jedynym właściwym, poprzez logiczne wskazanie podstawy prawnej i faktycznej. Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne – wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa.

Kolejny obowiązek urzedów prowadzących postępowania wynika z tzw. zasady szybkości postępowania. Organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Ponadto sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie. Świetnym rozwiązaniem jest również to stanowiące, że sprawy, w których uczestniczą strony o spornych interesach, mogą być załatwiane w drodze ugody sporządzonej przed organem administracji publicznej. Sam organ ma w każdej takiej sprawie obowiązek aktywnego przekonywania tych stron do ugodowego zakończenia postępowania.

Istotnym ułatwieniem postępowania jest obowiązek przestrzegania przez organy administracji publicznej z urzędu swojej właściwości rzeczowej i miejscowej. Co za tym idzie, jeśli złożymy pismo do złego organu, powinien on samodzielnie przekazać pismo właściwej jednostce powołanej do rozstrzygania interesującej nas sprawy. Oczywiście warto jednak ustalić przed złożeniem jakiegoś wniosku, który z organów jest właściwy, bo zawsze wiązać się to będzie z szybszym rozpoznaniem sprawy. Same organy oczywiście też są do załatwiania spraw bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.  Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Warto jednak pamiętać, że przepisy szczególne mogą określać inne terminy załatwienia konkretnej sprawy.

Organ ma również wiele obowiązków związanych z pewnymi formalizmami postępowania administracyjnego. Przede wszystkim co do zasady sprawy powinny być rozstrzygane w formie pisemnej. Również sama forma doręczania pism jest określona na tyle szczegółowo, żeby zapewnić stronom możliwość obrony swojego interesu. Organ administracji publicznej w praktyce najczęściej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego (wyjątkowo przez swojego pracownika). Pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi. Jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. W sprawie wszczętej na skutek podania złożonego przez dwie lub więcej stron pisma doręcza się wszystkim stronom, chyba że w podaniu wskazały jedną jako upoważnioną do odbioru pism. Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. W razie niemożności doręczenia pisma operator pocztowy przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej (lub pismo składa się na ten sam okres w urzędzie właściwej gminy – w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy lub upoważnioną osobę lub organ).

Opisane wyżej zasady kształtują podstawowe obowiązki związane z prowadzeniem przez organ postępowania administracyjnego. Musimy zaznaczyć, że w toku postępowania każdy organ ma ogromną ilość obowiązków kształtujących formę postępowania administracyjnego i z tego względu zawsze zalecamy zasięgnięcie profesjonalnej pomocy prawnej w celu zapewnienia sobie odpowiedniego bezpieczeństwa.

Powyższy artykuł jest drugim z serii artykułów o postępowaniu administracyjnym. Poniżej, wraz z powstawaniem kolejnych części cyklu, dodawać będziemy linki do następnych publikacji. W następnej części przedstawimy Państwu procedurę odwołania się od decyzji administracyjnej do organu wyższego stopnia. Tymczasem zachęcamy Państwa do skorzysania z naszych usług. MKM Lawyers Kancelaria Prawna, Wrocław, ul. Piłsudskiego 74/320. Zapraszamy!