Jak zmienić zakres obowiązków pracownika

Do Kancelarii MKM Lawyers często kierowane są zapytania w zakresie sposobu zmiany obowiązującego pracownika zakresu obowiązków na zajmowanym stanowisku. Jak to zrobić? Poniżej przedstawiamy istniejące w tym zakresie rozwiązania prawne.

1. Rodzaj pracy i zakres obowiązków pracownika

Zgodnie z treścią art. 22 Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Rodzaj pracy jest najczęściej wskazywany w umowie o pracę poprzez wymienienie zawodu, stanowiska lub funkcji pracownika. Zakres obowiązków pracownika na danym stanowisku nie jest już tak restrykcyjnie uregulowany. Ogólne przepisy prawa pracy nie zawierają wprost obowiązku sporządzania dla pracownika zakresu jego czynności, jednak zgodnie z art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy pracodawca zobligowany jest do zaznajomienia pracownika podejmującego pracę z zakresem jego obowiązków.

2. Zmiana zakresu obowiązków w ramach stanowiska – bez zmiany rodzaju pracy

Pracodawca może – w drodze polecenia służbowego, zlecać pracownikowi wykonywanie dodatkowych zadań, wykraczających poza określony zakres obowiązków, jednakże muszą one mieścić się w ramach rodzaju pracy, który wynika z umowy o pracę tj. wiążą się z tym samym charakterem pracy i skalą jej złożoności, a także wykształceniem zawodowym i doświadczeniem pracownika. Chodzi więc o takie zmiany, w których nowe obowiązki są związane z zajmowanym stanowiskiem, czy pełnioną funkcją i nie stanowią istotnej zmiany dotychczas obowiązującego zakresu czynności (tzw. zmiana nieistotna).

Dla przykładu można wskazać, iż w orzecznictwie za zmianę nieistotną uznano np. zmianę obowiązków zastępcy głównego księgowego polegającą na wyłączeniu z dotychczasowych zajęć czynności takich jak dekretacja dokumentów, sporządzanie arkuszy rozliczeniowych kosztów i przeprowadzanie kontroli w zakładach usługowych, natomiast włączeniu takich zajęcia, jak likwidacja dowodów, analizowanie, uzgadnianie i windykacja sald oraz naliczanie i ściąganie odsetek od nieterminowych zapłat. W przypadku tego typu zmian nowe obowiązki służbowe co do zasady nie wymagają zmian w umowie czy podpisania dodatkowego dokumentu, w którym strony porozumieją się w tym zakresie. Jeżeli pracownik odmawia akceptacji nowego (zmienionego) zakresu czynności zgodnego z umową, a zakres zmiany jest nieistotny, to odmowa ta może stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę. W myśl art. 100 Kodeksu pracy pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

3. Zmiana istotna zakresu obowiązków – zmiana rodzaju pracy

Jeżeli nowy zakres obowiązków nie będzie konkretyzował umówionego rodzaju pracy to mamy do czynienia ze zmianą istotną. W przypadku, gdy zmienione zadania miałyby obejmować przynajmniej w części inną rodzajowo pracę niż dotychczasowa – wykraczać zatem poza rodzaj pracy – konieczna jest zmiana umowy poprzez porozumienie zmieniające lub wypowiedzenie zmieniające.

Za istotne zmiany zakresu obowiązków, które nie mogą zostać wprowadzone poleceniem służbowym pracodawcy należy uznać m.in.: powierzenie pracownikowi dodatkowego rodzaju pracy, czy czynności niezwiązanych z zajmowanym stanowiskiem, czy wykonywanym zawodem. Ponadto  – co bardzo istotne – taka formalna zmiana będzie także konieczna wówczas, gdy zakres czynności został wprowadzony do umowy o pracę np. w formie Załącznika, albowiem stanowi zmianę umowy o pracę.

4. Formy wprowadzenia istotnej zmiany zakresu obowiązków

• Porozumienie zmieniające:

Pierwsze wskazane rozwiązanie to porozumienie zmieniające. Może być ono zawarte w dowolnej formie, choć oczywiście ze względów dowodowych zaleca się zachowanie formy pisemnej. Z założenia jest to rozwiązanie zakładające istnienie zgody pracownika na planowaną zmianę zakresu jego obowiązków. Pracodawca i pracownik wypracowują zatem rozwiązanie zgodne z wolą obu stron.

• Wypowiedzenie zmieniające:

Jeżeli pracownik nie wyraża zgody na zmiany, pozostaje wypowiedzenie zmieniające. W takim przypadku pracodawca musi zachować wszystkie wymogi formalne określone art. 42 Kodeksu pracy, zgodnie z którym: przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy. Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki. W razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków pracy lub płacy, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki – pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. W razie braku takiego pouczenia, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków.

• Oddelegowanie:

Art. 42 § 4 Kodeksu pracy daje jeszcze możliwość czasowej istotnej zmiany zakresu obowiązków. Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest bowiem wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Bez konieczności zmiany treści umowy o pracę pracodawca może jednak nakazać  pracownikowi wykonywanie innego  rodzaju pracy niż objęta zakresem ustalonego w umowie o pracę rodzaju pracy na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym (Oddelegowanie). Nakazanie wykonywania innych rodzajowo zadań, bez zmiany umowy o pracę jest jednak możliwe, jeżeli łącznie wystąpią następujące przesłanki:

• istnieją uzasadnione potrzeby pracodawcy,
• nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia,
• odpowiada kwalifikacjom pracownika i
• powierzenie następuje maksymalnie na 3 miesiące w roku kalendarzowym.

5. Podsumowanie

Planując zmianę zakresu obowiązków pracownika należy zatem zawsze w pierwszej kolejności ustalić czy zmiana zakresu obowiązków pracownika ma charakter istotny czy też nie, oraz czy zmiana ma mieć charakter czasowy czy stały. Wówczas możliwe będzie dostosowanie rozwiązania prawnego w pełni wyczerpującego oczekiwania stron stosunku pracy. MKM Lawyers Kancelaria prawna udziela pomocy prawnej zarówno w zakresie wyboru prawidłowych rozwiązań prawnych jak i przygotowania odpowiedniej dokumentacji. Zapraszamy do kontaktu.

MKM Lawyers Kancelaria Prawna zaprasza do współpracy. Chętnie udzielimy Państwu dalszych informacji i pomożemy w rozwiązaniu problemów natury prawnej.

MKM Lawyers Kancelaria Prawna